Zakelijke administratie voor starters: dit moet je regelen
Een overzichtelijke administratie opzetten hoort bij het starten van een bedrijf. Geen taak waar iedereen even blij van wordt, maar het is wel belangrijk om je administratie vanaf het begin goed bij te houden.
1. Zakelijke administratie opzetten: start op tijd
Je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met een administratie opzetten. Als je eenmaal echt begonnen bent met ondernemen, heeft de administratie waarschijnlijk – ten onrechte – geen prioriteit meer.
Fiscaal aftrekbaar voor je start
Veel ondernemers investeren voor de start van hun onderneming al in bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn vaak fiscaal aftrekbaar zijn, daarom moet je alle gegevens over deze aankoop goed bewaren.
Denk daarbij aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.
2. Houd rekening met de Belastingdienst
De Belastingdienst stelt een paar eisen aan een ‘deugdelijke administratie’. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar).
Voor ondernemers geldt voor de administratie een bewaarplicht van zeven jaar.
Basisgegevens zakelijke administratie
De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie (bij goederen)
- In- en verkoopadministratie
- Indien van toepassing: de loonadministratie
Als je voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer van de Belastingdienst.
Aftrekposten ondernemers
Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.
Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:
- Als ondernemer besteed je ten minste 1.225 uren aan één of meer ondernemingen.
- Je besteedt meer dan 50% van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen.
Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer?
Dan hoef je niet te voldoen aan de laatste voorwaarde. Uit de bedrijfsadministratie moet blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium.
Uren bijhouden in een urenadministratie
Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld:
- Anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan
- Drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant
- Twee uur besteed aan het plegen van acquisitie
3. Hoe zet ik een zakelijke administratie op?
Het openen van een zakelijke rekening is een goede eerste stap. Zo kun je je zakelijke administratie gescheiden houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft.
Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven.
4. Ga zorgvuldig te werk
Je zult snel merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.
Dit scheelt jou en je eventuele accountant of boekhouder veel tijd en dus geld. Het bijwerken van een geordende administratie gaat nu eenmaal een stuk sneller.
Advies van de boekhouder
Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een ‘bakkensysteem’.
Hierbij verdeel je alle inkomende en uitgaande documenten onder in verschillende (digitale) vakjes. Het is daarnaast handig om de administratie elke twee weken of elke maand bij te werken.
Zo zorg je ervoor dat je op tijd facturen verstuurt en betaalt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:
- Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of zzp’er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
- Bak 2: uitgaande facturen, naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
- Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
- Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook overige relevante formulieren voor de Belastingdienst.
- Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
5. Bewaar de administratie digitaal
Tegenwoordig is het niet meer nodig om met fysieke mappen, ordners en bakjes te werken. Je kunt je administratie gewoon digitaal doen. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal.
Zorg voor een back-up van je administratie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de cloud.
Bewaar jij de bedrijfsadministratie online? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een crash alles verliest. Veel ondernemers bewaren hun administratie op een externe harde schijf of in de cloud.
6. Koppel je boekhoudpakket aan je zakelijke rekening
Wist je dat je dat je veel boekhoudtools eenvoudig kunt koppelen aan Rabo Internetbankieren Professional? Zo wordt informatie over je saldi, transacties en betaalopdrachten automatisch verwerkt in het boekhoudpakket.
Bron: Ik ga starten